Mit der HEC ließen sie sich deshalb auf eine für sie komplett neue Erfahrung ein. „Anstatt viel zu planen, haben wir einfach angefangen. Ohne Lastenheft, ohne Projektplan, ohne Bürokratie – dafür mit Workshops in den Fachbereichen, in denen die dortigen Expertinnen und Experten ihre Wünsche und Ansprüche formuliert haben“, erklärt Ulf Mewe, Business Analyst bei HEC. Der 36-jährige begleitete das Projekt in den letzten zwei Jahren.
Nur durch agiles Arbeiten schnell genug
Das Geheimnis dahinter: Agiles Arbeiten mit der sogenannten SCRUM-Methode. In der Softwarebranche ein übliches Verfahren, war es für Hansetrans völlig neu. Die Methode zeichnet sich durch schnelle Ergebnisse, hohe Transparenz und kontinuierliches Anpassen aus. Alle zwei Wochen präsentierte das HEC-Team Hansesetrans ihre Fortschritte. Zudem arbeiteten die Bremer Softwareprofis mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Logistikers täglich und in Workshops eng zusammen, um deren Bedürfnisse zu erfassen.
„Die Logistikbranche wandelt sich derzeit rasant. In so einem komplexen Umfeld funktioniert klassisches Projektmanagement nicht mehr. Es gab in den vergangenen zwei Jahren Phasen, in denen wir nicht wussten, was in zwei Monaten ist, wohin sich das Projekt entwickelt“, erklärt Mewe.
Diese Unsicherheit mit Planlosigkeit zu verwechseln, wäre jedoch ein Fehler. Denn so dynamisch sich die Software in ihrer Entwicklung auch änderte, folgte sie einer Methode. Im Zentrum der Aktivitäten stand immer der Mensch – der Anwender oder die Anwenderin, die zum Schluss damit arbeiten sollte. „Ihre Anforderungen und Wünsche hatten wir immer vor Augen. Wir begannen mit dem Komplexesten und nahmen dann nach und nach weitere Ideen und Vorschläge auf.“
Disposition, Auftragsverwaltung und App
Ende 2018, nach zwei Jahren, rollten HEC und Hansetrans dann die erste Version aus, sie gingen „live“. Heute besteht sie aus drei Einzelkomponenten: Der Kern besteht aus einer Dispositionssoftware. Mit ihr erfassen, verwalten, buchen und bearbeiten die Speditionsfachleute Aufträge, verteilen sie auf die Fahrerinnen und Fahrer und organisieren den Tagesablauf. Dazu kommt eine App, über die die Lkw-Führerinnen und -Führer Aufträge erhalten sowie navigieren können. Und zuletzt gibt es noch ein Kundenportal, in dem Firmenkunden ihre Aufträge für Hansetrans aufgeben. Beides wurde von der neusta mobile in Bremen entwickelt.
Das Logistiktaxi Hansetrans
Alle drei Systeme greifen zusammen und erlauben es Hansetrans, effektiver als zuvor zu arbeiten. „Wir sind eine Art Logistik-Taxi. Während normale Speditionen meist feste Routen haben, springen wir spontan ein. Das macht die Planung und Optimierung von Fahrtrouten natürlich um einiges komplexer als bei anderen Spediteuren“, erläutert IT-Experte Langhann das zugrunde liegende Problem. Die neue Software schaffe es, dynamisch Aufträge zu organisieren und zu verteilen, sodass LKWs optimal ausgelastet werden.