Warum es manchmal besser ist, die Digitalisierung in eigene Hände zu nehmen

Federführend im Projekt: Daniel Langhann, Hansetrans und Uwe Mewe, HEC, Bild: Frank Pusch

Federführend im Projekt: Daniel Langhann, Hansetrans und Uwe Mewe, HEC, Bild: Frank Pusch

von Jann Raveling
Wenn niemand die passende Software parat hat, muss man sie selbst entwickeln – auch, wenn man mit Programmierung eigentlich nichts am Hut hat. Wie der Logistiker Hansetrans.

Ein grüner Lkw fährt vom Betriebsgelände, macht sich auf den Weg zur Autobahn. Stets im Blick des Fahrers: Sein Smartphone, das ihn zu seiner nächsten Station navigiert. Plötzlich kommt eine neue Meldung herein. Der Auftrag ist storniert, ein neuer dafür eingeplant. Automatisch aktualisiert sich die Routenplanung, der Fahrer schlägt den neuen Weg ein.

Dieser grüne Lkw gehört zu Hansestrans. Und die Smartphone-App ist ein wichtiger Bestandteil der neuen Software, die der Logistiker mithilfe der Bremer Digitalexperten von HEC in den vergangenen zwei Jahren entwickelt hat. Sie ist einzigartig.

Am Ende der Fahnenstange angelangt

Entstanden ist sie aus Unzufriedenheit. „Wir verwendeten bisher ein Transportmanagement-System (TMS), das kaum weiterentwickelt wurde und nicht mehr dem Stand der Zeit entsprach“, erinnert sich Daniel Langhann, IT-Projektleiter bei Hansetrans. Zwar funktionierte das System, doch richtig fit für die Zukunft war es nicht. „Die Geschäftsleitung wollte unseren Betriebsablauf durch digitale Dienste besser unterstützen und darum ein neues TMS einführen“, führt er aus.

Das Wissen, nichts zu wissen

Einmal geäußert, stellte der Wunsch das Unternehmen vor die erste Herausforderung: Das Hansetrans-Team wusste, dass sie unzufrieden waren – aber wie die neue Software idealerweise aussehen sollte, davon hatten sie nur eine grobe Idee. Sie wendeten sich daher an die Bremer Digital-Spezialisten von HEC.

Und die begannen zusammen mit Hansetrans eine minutiöse Kleinstarbeit. Innerhalb von 16 Wochen erfassten sie die kompletten Betriebsabläufe aller zwölf Hansetrans-Standorte in einem 127-seitigen Bericht. „Jede Niederlassung arbeitete anders, es gab große Unterschiede, wie unsere Dienstleistungen in der Praxis durchgeführt wurden“, erinnert sich Langhann an die unerwarteten Erkenntnisse. „Zudem hatten wir unzählige Medienbrüche – von Papier, zu Excel, zu E-Mail, zu unserer Software.“

Neue Wege gehen

Was dann kam, überrascht Langhann bis heute: Denn normalerweise hätten die Logistiker von Hansetrans aus der Dokumentation ein Lastenheft erstellt und daraufhin eine Ausschreibung organisiert. „Allein das Ausschreibungsverfahren hätte jedoch viel Zeit in Anspruch genommen. Zeit die für die Entwicklung fehlt und damit die Auslieferung der Software verzögert“, so Langhann.
Mit der HEC ließen sie sich deshalb auf eine für sie komplett neue Erfahrung ein. „Anstatt viel zu planen, haben wir einfach angefangen. Ohne Lastenheft, ohne Projektplan, ohne Bürokratie – dafür mit Workshops in den Fachbereichen, in denen die dortigen Expertinnen und Experten ihre Wünsche und Ansprüche formuliert haben“, erklärt Ulf Mewe, Business Analyst bei HEC. Der 36-jährige begleitete das Projekt in den letzten zwei Jahren.

Nur durch agiles Arbeiten schnell genug

Das Geheimnis dahinter: Agiles Arbeiten mit der sogenannten SCRUM-Methode. In der Softwarebranche ein übliches Verfahren, war es für Hansetrans völlig neu. Die Methode zeichnet sich durch schnelle Ergebnisse, hohe Transparenz und kontinuierliches Anpassen aus. Alle zwei Wochen präsentierte das HEC-Team Hansesetrans ihre Fortschritte. Zudem arbeiteten die Bremer Softwareprofis mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Logistikers täglich und in Workshops eng zusammen, um deren Bedürfnisse zu erfassen.

„Die Logistikbranche wandelt sich derzeit rasant. In so einem komplexen Umfeld funktioniert klassisches Projektmanagement nicht mehr. Es gab in den vergangenen zwei Jahren Phasen, in denen wir nicht wussten, was in zwei Monaten ist, wohin sich das Projekt entwickelt“, erklärt Mewe.

Diese Unsicherheit mit Planlosigkeit zu verwechseln, wäre jedoch ein Fehler. Denn so dynamisch sich die Software in ihrer Entwicklung auch änderte, folgte sie einer Methode. Im Zentrum der Aktivitäten stand immer der Mensch – der Anwender oder die Anwenderin, die zum Schluss damit arbeiten sollte. „Ihre Anforderungen und Wünsche hatten wir immer vor Augen. Wir begannen mit dem Komplexesten und nahmen dann nach und nach weitere Ideen und Vorschläge auf.“

Disposition, Auftragsverwaltung und App

Ende 2018, nach zwei Jahren, rollten HEC und Hansetrans dann die erste Version aus, sie gingen „live“. Heute besteht sie aus drei Einzelkomponenten: Der Kern besteht aus einer Dispositionssoftware. Mit ihr erfassen, verwalten, buchen und bearbeiten die Speditionsfachleute Aufträge, verteilen sie auf die Fahrerinnen und Fahrer und organisieren den Tagesablauf. Dazu kommt eine App, über die die Lkw-Führerinnen und -Führer Aufträge erhalten sowie navigieren können. Und zuletzt gibt es noch ein Kundenportal, in dem Firmenkunden ihre Aufträge für Hansetrans aufgeben. Beides wurde von der neusta mobile in Bremen entwickelt.

Das Logistiktaxi Hansetrans

Alle drei Systeme greifen zusammen und erlauben es Hansetrans, effektiver als zuvor zu arbeiten. „Wir sind eine Art Logistik-Taxi. Während normale Speditionen meist feste Routen haben, springen wir spontan ein. Das macht die Planung und Optimierung von Fahrtrouten natürlich um einiges komplexer als bei anderen Spediteuren“, erläutert IT-Experte Langhann das zugrunde liegende Problem. Die neue Software schaffe es, dynamisch Aufträge zu organisieren und zu verteilen, sodass LKWs optimal ausgelastet werden.

Zum Softwareentwickler geworden

Mittlerweile hat Hansetrans eigene IT-Entwickler angestellt, die das System pflegen und zusammen mit der HEC weiterentwickeln. Sich eine eigene IT-Abteilung aufzubauen, ist für das Transportunternehmen ein wichtiger Schritt in die Digitalisierung gewesen. „Wir wollen die Abhängigkeit von Dienstleistern verringern – das haben wir aus der alten Software gelernt. Natürlich können wir derart komplexe Projekte nicht alleine stemmen. Aber uns ist klar: Jedes Projekt ist in Zukunft auch ein IT-Projekt, jeder Logistikdienstleister muss auf IT setzen“, erklärt Daniel Langhann.

Während früher die IT ein reines Costcenter war, also eine Abteilung die Kosten produziert, sei dies heute nicht mehr so. Durch die neue Software trägt sie zum Unternehmensgewinn bei.

Dass die Entwicklung nicht mehr alleine bei HEC liegt, darüber ist auch der Bremer Dienstleister froh. „Ein gutes Konstrukt, dass bei uns allen die Flexibilität erhöht“, sagt Mewe und fährt fort: „Wir arbeiten auch weiterhin zusammen. Und die Wunschliste wird eher länger als kürzer!“

Angestellte einbeziehen

Ein entscheidendes Element für den Erfolg des Projekts lag auch im Change Management - in der Art und Weise, wie die Angestellten mit auf die Reise genommen wurden. „Wir haben alle zwei Wochen eine Videokonferenz eingerichtet, in der die Entwickler ihre Fortschritte vorstellten. Wer von den Hansetrans Mitarbeitern Lust hatte, konnte dabei sein und an der Weiterentwicklung mitwirken“, so HEC-Experte Mewe. Zum Start der Software organisierten sie ein Firmenevent sowie Einführungen an den Standorten. Trotzdem lief die Eingewöhnungsphase nicht reibungslos. „Ein paar Kinderkrankheiten gibt es bei derart umfangreichen Projekten immer“, so Daniel Langhann. „Wenn man jedoch die Schlüsselpersonen, die begeisterten Early Adopters, überzeugt, spricht sich das im Unternehmen bald rum.“

Alleinstellungsmerkmal Digitalkompetenz

Für Hansetrans steht fest: Die Entscheidung war goldrichtig. „Mit einem Plan erkauft man sich keine Sicherheit, so funktioniert das in der Digitalisierung nicht mehr. Wir haben durch unsere Software ein Abgrenzungsmerkmal, einen Marktvorteil, den wir nicht hätten, würden wir auf Standardsoftware von der Stange setzen“, so IT-Stratege Langhann von Hansetrans. Und gerade in der Logistik sorgt die Digitalisierung zunehmend für den entscheidenden Unterschied.

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