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Digitalisierung und Pandemie: Wie diese 3 Unternehmen durch die Krise kommen

Ein Jahr Pandemie – mit Homeoffice, Hygienekonzepten und Selbsttests. Drei Unternehmen berichten über ihren Umgang mit der Krise. Und wie aus „neu“ „normal“ wurde.

Für viele Unternehmen ist die Organisation in der Pandemie nach wie vor eine große Herausforderung. Homeoffice-Strukturen, mobiles Arbeiten, Hygiene-Konzepte am Arbeitsplatz und die Möglichkeiten der neuen Corona-Schnelltests werfen viele Fragen auf.

Bremer Unternehmen, die ihren ganz eigenen Weg durch die Krise fanden, trafen am 15. März 2021 auf Einladung der Bremer Senatorin für Wirtschaft, Arbeit und Europa zusammen. In einer digitalen Podiumsdiskussion stellten sie ihre Konzepte vor, hier einmal zusammengefasst:

3 Unternehmen, 3 Wege durch die Krise

BLG LOGISTICS GROUP AG & Co. KG

Als globaler Logistikkonzern stellte die Coronakrise das Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen. „Mehr als 70 Prozent unserer Mitarbeitenden arbeiten im gewerblichen Umfeld, also zum Beispiel im Hafenbetrieb oder in Logistikzentren. Für sie mussten wir neue Konzepte entwickeln, um Abstände und Hygienevorschriften einzuhalten. Wo möglich, konnten wir mobiles Arbeiten anbieten – wir sind also immer zweigleisig gefahren und mussten beide Gruppen im Blick haben“, so Ulrike Riedel, BLG Vorstandsmitglied.

Mitarbeitende nutzen das Homeoffice heute tage- oder wochenweise, um die Kontakte im Arbeitsumfeld zu beschränken. Die technische Infrastruktur dafür zu schaffen, sei gerade zu Beginn der Krise eine Herausforderung gewesen. „Besonders wichtig ist uns die gute Zusammenarbeit mit unseren Mitbestimmungsgremien. Wir haben mittlerweile eine Betriebsvereinbarung, die auch für die Zukunft ein hybrides Arbeitsmodell aus Präsenz und mobilem Arbeiten ermöglicht“, erläutert sie. Dazu gehöre unter anderem auch eine Arbeitsschutzeinweisung. „Wir setzen auf Eigenverantwortung statt auf Kontrolle und verlassen uns auf unsere Mitarbeitenden“, so Riedel weiter.

Als besondere Herausforderung habe sich das Onboarding erwiesen – also das Einarbeiten neuer Mitarbeitenden in den ersten Arbeitstagen. „Den persönlichen Kontakt und das menschliche Miteinander kann man nicht zu hundert Prozent digital ersetzen. Auch bei Einstellungsgesprächen haben wir vielfach auf Präsenztreffen mit den gebotenen Abstandsregelungen gesetzt“, führt sie aus.

Eine weitere Stütze im Prozess war das DigiLab der BLG – ein Digitallabor, in dem der Konzern neue digitale Projekte entwickelt und die Digitalisierung im Konzern vorantreibt. „Statt technischer Lösungen standen hier im vergangenen Jahr vor allem neue Arbeitsformen im Vordergrund. Das DigiLab hat uns wichtige Impulse gegeben.“

artundweise GmbH

Als Digitalagentur traf die Krise artundweise nicht unvorbereitet. „Es war ein bisschen so, als hätten wir uns ein Leben lang auf Corona vorbereitet. All unsere Beschäftigten haben Laptops, Homeoffice gab es vorher bereits und unsere Daten liegen in der Cloud. Wir haben den Krisenmodus quasi schon ungewollt vorher geübt“, berichtet Agenturgründer Dirk Beckmann.

Unerwartet kam jedoch die extrem gestiegene Nachfrage nach den eigenen Dienstleistungen und dem damit verbundenen Wachstum. „Wir sind im vergangenen Jahr von 30 auf 60 Beschäftigte angewachsen. Das Onboarding – also das Willkommenheißen und Einarbeiten der Neulinge – war definitiv eine Herausforderung ohne den persönlichen Kontakt“, berichtet er.

Als vergleichsweise kleine Agentur sei der Kontakt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander wichtig, wenn es etwa um die Entwicklung neuer, kreativer Ideen und Kampagnen ginge. Das habe in der Krise gefehlt.

Beckmann ließ sich deshalb etwas einfallen – gleich drei Firmenfeiern feierte der Inhaber im vergangenen Jahr digital: Weihnachtsfest, Sommerfeier und 30-jähriges Jubiläum. „Ich bin Hobbykoch und unsere Köchin Hannah und ich hatten die Idee Kochboxen zu produzieren, die wir jedem Angestellten persönlich vorbeigebracht haben. Dann haben wir gemeinsam im Stream gekocht, gegessen und anschließend noch Spiele gespielt. Einige blieben von Nachmittags bis Mitternacht“, so der Gründer.

Mit dem überwiegenden Teil der Belegschaft im Homeoffice veränderte artundweise auch die Ansprüche an das eigene Firmenbüro. Statt Schreibtische für jede und jeden gibt es nunmehr 30 richtige Schreibtische und zusätzliche Café-artige Lounges sowie Meetingräume. „Eine Umfrage ergab, dass die meisten von uns nur ein bis zweimal die Woche ins Büro kommen wollen. Wir können jetzt den vorhandenen Platz besser nutzen“, führt er aus.

Ganz aktuell hat er zudem eine Teststrategie eingeführt – wer ins Büro kommt, muss sich tagesaktuell mit kostenlos bereitgestellten Selbsttests testen. So ist bestmöglich sichergestellt, dass sich niemand in der Firma anstecken könne.

Anderen Unternehme möchte Beckmann vor allen Dingen Mut mit auf den Weg geben. „Vertraut euren Angestellten! Bedenken über das Homeoffice sind völlig unbegründet. Oft haben eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gute Vorschläge und zeigen Verbesserungspotenzial auf. Nutzt das!“

hanseWasser Bremen GmbH

Das Abwasserunternehmen hanseWasser Bremen GmbH betreibt das 2.300 Kilometer lange Bremer Kanalnetz und sichert auf zwei Kläranlagen in Seehausen und Farge einen wirtschaftlichen und umweltgerechten Reinigungsprozess für jährlich rund 50 Millionen Kubikmeter Abwasser aus Bremen, den Nachbargemeinden sowie für Industrie- und Gewerbekunden. Wie die BLG Group musste auch hanseWasser daher für die Beschäftigten zweigleisig fahren: Einerseits Homeoffice-Regelungen für das Büropersonal finden, andererseits Abstands- und Hygienevorkehrungen für die auf den Anlagen und Baustellen tätigen Fachkräfte treffen.

„Unsere oberste Priorität war es, unsere Leistungen für Bremen auch in der Krise aufrecht zu erhalten. Wir mussten genügend Mitarbeitende vorhalten und Ersatzmannschaften für den Ernstfall einer Infektion im Unternehmen einteilen“, schildert Imke Libuda, Leiterin Personalmanagement. Schnell etablierte sich im Unternehmen ein „geschützter Regelbetrieb“ – der die reguläre Arbeit unter erhöhten Schutzvorkehrungen ermöglichte.

„Wir haben Schichten, Duschzeiten und Pausen entzerrt, unsere Beschäftigten möglichst auf mehrere Fahrzeuge verteilt sowie ihnen erlaubt, die Gerätefahrzeuge mit nach Hause zu nehmen und von dort wieder zu starten. So konnten wir die Kontakte am Arbeitsplatz reduzieren“, führt sie weiter aus. Eine Betriebsvereinbarung mit den Beschäftigten ermöglichte zudem Homeoffice dort, wo es sich einrichten ließ.

„In den vergangenen Monaten haben wir zudem gemerkt, wie wichtig der zwischenmenschliche Kontakt für ein motiviertes Arbeiten ist. Die Kontaktbeschränkungen belasten uns doch alle“, erklärt sie. Um dem entgegenzuwirken, startete das Unternehmen einen internen Blog #wirsindda, der neben Firmennachrichten auch ganz persönliche Beiträge einzelner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter enthält – seien es Kochrezepte, Bilder oder Alltagserlebnisse während der Pandemie. Zudem organisierte das Team virtuelle Abende, die ein lockeres Zusammenkommen ermöglichten. „ Es ist wichtig, sich auch mal über Themen abseits der Arbeit unterhalten zu können“, so die Personalexpertin.

Auch die neuen Selbsttests habe das Unternehmen bereits bestellt. Damit will es in Zukunft ein sicheres Zusammenkommen im Betrieb ermöglichen – etwa bei Teambesprechungen oder bei Einstellungsgesprächen. „Ich glaube die Krise hat uns allen gezeigt, welchen Wert der persönliche Kontakt hat – etwas, was wir sonst für selbstverständlich hinnehmen“, schließt sie.

Datenschutz und IT-Sicherheit in der Krise

Neben den drei Unternehmen gab Sven Venzke-Caprarese, Geschäftsführer der datenschutz nord, am 15. März Einblicke zu den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit in der Pandemie:

Viele Unternehmen standen gerade in der Anfangszeit vor einem Dilemma – sie mussten Prozesse schnell verändern, neue Strukturen schaffen, die einfach zu nutzen waren und gleichzeitig funktionieren sowie andererseits Datenschutz und IT-Sicherheit gewährleisten.

Damit entstanden viele Fragen: Dürfen Angestellte ihre eigenen Geräte nutzen oder benötigen sie Firmengeräte? Welche Onlinetools für Videokonferenzen oder Teamchats sind sowohl rechtlich nutzbar als auch performant? Wie kann möglichst schnell ein Internetshop entstehen, der rechtliche Anforderungen erfüllt? Mit der Pandemie erhielten viele Digitalisierungsthemen einen enormen Vorschub.

Erschwerend kamen unterschiedliche Auffassungen auch seitens der Expertinnen und Experten zu gewissen Datenschutz-Themen hinzu. Zudem änderten sich manche Vorgaben mehrfach. Mit dem EUGH-Urteil vom Juli 2020 wurden etwa die USA als unsicheres Drittland bezüglich des Datenschutzes erklärt. Damit konnten viele beliebte Dienste wie Zoom, Microsoft Teams oder Slack nicht einfach weiter genutzt werden. Einige dieser Konzerne schufen rasch Abhilfe und haben mittlerweile Serverstandorte in der EU oder nutzen Verschlüsselungslösungen – was aber manche Datenschützerinnen und Datenschützer aber nach wie vor als kritisch ansehen. Auf der sicheren Seite stünden da selbstgehostete Lösungen wie etwa Jitsi oder Big Blue Button, die die nötige Sicherheit bieten, jedoch mit höherem Wartungsaufwand verbunden sind. Allerdings ist auch manche Cloud-Lösung, wie z.B. zoom, bei genauerer Betrachtung besser als ihr Ruf.

Generell empfiehlt Venzke-Caprarese, immer mit dem richtigen Augenmaß und Blick fürs Detail vorzugehen – Datenschutz ist mit den Entwicklungen der Digitalisierung vereinbar und Lösungen lassen sich für viele Anwendungsbereiche finden.

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