Wenn der Roboter an der Bürotür klopft

Robotic Process Automation – diese Technologie wird für große Veränderungen im Büroalltag sorgen. Und viele in ihrer Arbeit entlasten.

Wenn Carsten Manske von einer Dienstreise zurück ins Bremer Büro kommt, liegen die meisten Belege schon digital vor. Nur die Belege, welche der SAP-Berater mit seiner persönlichen Firmenkreditkarte oder bar bezahlt hat, muss er noch in der Buchhaltung abgeben, um seine Reisekostenabrechnung fertigzustellen.

In Kürze werden die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter dort von einem Roboter – genauer einer künstlichen Intelligenz (KI) – unterstützt. Denn die kann die unterschiedlichen Reiseinformationen automatisch erkennen und nach einer Anlernphase die Daten interpretieren und bearbeiten.

Was bisher eine Fleißaufgabe ist, soll dann automatisiert ablaufen. Die Reisekosten-Expertinnen und -Experten schauen nur noch abschließend auf die Reisen und geben ihr Okay, wenn alles korrekt ist. „Eine Optimierung unserer internen Prozesse ist nur dann möglich, wenn auch Mitarbeiter hierfür bereitstehen. Dabei unterscheiden wir uns nicht von anderen Unternehmen. Die KI schafft uns diese benötigten Freiräume“, sagt Carsten Manske.

Routine dem Computer überlassen

Manske ist der Mann für neue Technologien bei abat, einem Softwaredienstleister und SAP-Anbieter aus der Bremer Überseestadt. Die KI in der Buchhaltung ist eines seiner Projekte und er ist stolz darauf, mit seinem KI-Team der ganzen Firma echte Mehrwerte bieten zu können. „Dass wir monotone, repetitive Arbeiten im Büro mit KI automatisieren können, ist nicht nur unternehmerisch sinnvoll. Für den einzelnen Beschäftigten kann es einen Riesenunterschied machen, der in Geld schwer zu bemessen ist. Es kann neue Motivation für den Job schaffen, wenn nervige Routinearbeiten wegfallen“, so der 33-jährige.

Robotic Process Automation bald überall?

Geschäftsprozesse, egal wo im Unternehmen, mittels neuer Technologien wie der KI zu automatisieren, das ist der Ansatz der Robotic Process Automation, kurz RPA. Dabei kommen keine „echten Roboter“ zum Einsatz, wie man sie aus Fabrikhallen kennt, sondern „virtuelle Roboter“ – eben digitale Helfer, die Arbeiten abnehmen. Und wie die Industrieroboter für Routineaufgaben wie Schweißen, Schrauben oder Stanzen eingesetzt werden, so werden auch in der RPA Algorithmen eingesetzt, um im Büroalltag Routinejobs zu übernehmen. Das kann das Ausfüllen von Excel-Tabellen, das Sortieren von Daten oder das Sammeln von Informationen aus Belegen sein.

RPA, der am schnellsten wachsende B2B-Software-Bereich

Der Markt für RPA wächst rasant: Allein im vergangenen Jahr um 63 Prozent, wie die US-amerikanischen Marktforscher von Gartner berichten. Während die genauen Prognosen noch auseinandergehen, vermuten Experten ein Marktpotenzial von weltweit fünf bis elf Milliarden Euro bis 2025. Dabei können sich die einzelnen eingesetzten Technologien innerhalb der RPA stark unterscheiden – von künstlichen Intelligenzen, die von Expertinnen und Experten programmiert werden müssen, bis hin zu einfachen Bots, die Anwenderinnen und Anwender auch selbst aufsetzen und betreiben können. Zu den wichtigsten Unternehmen in diesem Bereich gehört etwa SAP („iRPA“), UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism Group oder Thoughtonomy.

Das Gespenst Arbeitsplatzverlust

„RPA ist kein Jobkiller, nur um diesem Einwand gleich zuvorzukommen“, ergänzt Manske bei seiner Erklärung der Technologie. Auch abat setze jetzt keine Buchhalterin oder keinen Buchhalter vor die Tür. „Wir entlasten das Team, steigern die Produktivität. Wir wachsen schnell, haben jeden Monat neue Beschäftigte und dies ist ein Weg unserer Verwaltung etwas Arbeit abzunehmen“, führt der Wirtschaftsinformatiker aus.

„Zudem kann die KI einen Job nicht vollständig ersetzen. Bei vielen Aufgaben gibt es Sonderfälle, Unvorhergesehenes und Unbekanntes, mit der sie nicht umgehen kann. Hier muss nach wie vor der Mensch manuell eingreifen." Das endgültige Abnehmen einer Reisekostenabrechnung sei auch weiterhin dem Menschen vorbehalten. „Außerdem werden die Prozesse bei abat seit jeher immer weiter optimiert. Seinen Job hat dadurch in 20 Jahren niemand verloren", so Manske.

Viel Potenzial vorhanden – wenn alle mitmachen

„Das Potenzial der künstlichen Intelligenz ist riesig, sie kann vieles, was früher als unmöglich galt“, meint auch Christian Diestelkamp, Mitglied der Geschäftsleitung bei abat. Der 43-jährige ist überzeugt von den neuen Büro-Roboter-Helfern. Im Schreibtischalltag sei Automatisierung bisher jedoch selten anzutreffen – was sich künftig ändere, davon ist er überzeugt.

Eines dürfe man jedoch nicht vergessen, bei aller Modernisierung: „Die Menschen, die betroffen sind, einzubeziehen. Sonst werden sie die Technologie nicht annehmen.“ Bei abat heißt das, dass die späteren Anwenderinnen und Anwender schon früh in die Entwicklung eingebunden werden und Teil des Projektteams sind. Dann sitzen Buchhalter mit Softwareentwicklerinnen zusammen und entwickeln in agilen Teams neue Ideen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass eine völlige Transparenz herrscht. „Diese ist besonders in Projekten mit Automatisierung essenziell. Mitarbeiter sollten nie das Gefühl bekommen, ersetzt zu werden, da dies nicht das Ziel ist. Ganz im Gegenteil, unsere Kolleginnen und Kollegen werden später genauso gebraucht. Nur werden sie dann die richtigen Aufgaben erledigen können, da wiederkehrende Tätigkeiten von einem Bot abgearbeitet werden. So ist nach Fertigstellung der Lösung mehr Zeit für die schwierigeren Aufgaben“, so Diestelkamp.

Das gilt nicht nur für die Reisekostenerfassung – abat denkt noch weiter: So wird in einem anderen Projekt daran gearbeitet, dass Tankbelege der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr auf postalischem Weg ins Büro geschickt werden müssen. Diese werden einfach mittels der Handykamera erfasst, digital an die Buchhaltung übermittelt und direkt im SAP in die Reise eingefügt - je weniger Papier, desto besser.

Der erste Schritt in der Büroautomatisierung

SAP hat mit iRPA eine eigene Lösung auf dem Markt der Automatisierung bereitgestellt. Dabei hat SAP 2018 die Firma Contextor übernommen, die über eine langjährige Erfahrung im Bereich RPA verfügt. Dieses Potential nutzt abat nun in ersten internen Projekten. Zukünftig wird diese aber auch bei Kunden eingesetzt. Eine durchaus typische Vorgehensweise für das Softwarehaus, das auf eigenständige Teams setzt, die sich ihren Aufgabenbereich selbst suchen.

Mehr Informationen zur KI-Branche in Bremen gibt es auch auf der Plattform Bremen.AI

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